Por Ronaldo Ramos*
Ao discutir um projeto ou uma tarefa com superiores e colegas, procure identificar os passos importantes que devem ser tomados antes da aceitação do trabalho e das obrigações relacionadas a ele. Avalie a complexidade da tarefa e os recursos necessários. Há conhecimento técnico adequado? Como será feita a coordenação? Como executar o planejamento? Como gerenciar a expectativa dos seus clientes? Sua visão das etapas, controle e entrega do trabalho precisa ser completamente transparente.
É fundamental identificar se os recursos requeridos estarão realmente disponíveis no prazo, custo e quantidade necessários. Para isso, invista seu tempo em estudar e definir bem o escopo do projeto, assim como identificar riscos potenciais de uma alteração e as possíveis mitigações. Caso alguma regra ou método mude durante a realização da tarefa, como também as expectativas dos clientes, ou os recursos sejam transferidos para outro projeto, a qualidade do produto ou serviço final e a sua imagem ficam comprometidas.
Durante o planejamento e a negociação do prazo de entrega, é preciso prever espaços, recursos e tempo extra para corrigir eventuais desvios. Os clientes devem ser informados constantemente sobre a evolução do trabalho, para não serem “pegos de surpresa” na última hora, e evitar reações emocionais pelo sentimento de “traição”. O feedback e a clareza na gestão do processo favorecem resultado e clima de diálogo adequado às expectativas.
Ter atenção aos detalhes na execução do planejamento é pré-requisito para um projeto de sucesso. Um escopo aceito sem sua avaliação minuciosa pode deixá-lo na linha do trem! Mas a busca pela perfeição também pode atrapalhar o cumprimento dos prazos e orçamentos, além de estressar a equipe. Negocie sempre: a qualidade ideal, a desejada e a possível, com o tempo e as ferramentas oferecidos. Não existe resultado perfeito!
Desenvolva em seu time a capacidade de “fazer certo na primeira vez”, com cuidado e atenção, evitando desperdícios e retrabalho. Cuide bem do “caminho crítico”. Este, sim, não pode escapar do controle nem atrasar.
Se houver conflitos, negocie prioridades. De preferência, de forma explícita e detalhada, por meio de cronogramas e mapas de utilização global dos recursos. Itens como grau de importância, urgência e impacto no resultado não podem faltar. Com um bom diálogo, planejamento transparente e argumentos coerentes, o trabalho estará no caminho certo para o retorno projetado.
*Fundador do CEOlab
ronaldo.ramos@ceolab.net
