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“Gestão por Silo” versus “Gestão a serviço do Todo”

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Por Paulo Henrique Ferro*

“Gestão por Silo” versus “Gestão a serviço do Todo”
Silo X Whole

A administração nos últimos 100 anos tem sido profundamente influenciada pelo Taylorismo, que é alicerçado em conceitos científicos, cartesianos que separam mente e corpo e que na essência tem uma proposta de aumento de output e redução de custo. É visível o salto de desenvolvimento no que tange a ganhos de produtividade e eficiência que isto trouxe.

Entretanto a partir dos anos 80 este sistema começou a dar sinais de esgotamento, com a rapidez na difusão destas técnicas a competição ficou fortemente ancorada no preço, na redução de margens a na comoditização dos produtos e serviços. A partir destes sinais começou a ficar claro que uma Empresa de sucesso, sustentável no tempo deveria estar preparada para produzir bens e serviços além de diferenciados “singulares” únicos e acima de tudo que oferecessem um conceito inserido uma experiência e não apenas uma simples ideia materializada. Além disto, vendendo a setores também “singulares” do mercado que demandem algo além do que é perceptível, um “Valor”, não apenas o monetário, uma “Experiência”. Poderíamos chamar este movimento de “descomoditização” dos bens e produtos e dos mercados.

Hoje já na segunda década do século XXI este movimento já é uma realidade e podemos perceber o abismo que há entre estas duas propostas em termos práticos.

Emprestando os valiosos pensamentos de Zygmunt Bauman, esta mudança está muito alinhada ao conceito que ele desenvolveu da “modernidade líquida”. Os líquidos vão aonde querem e ocupam os espaços, tudo virá com uma dificuldade e complexidade apreciável, para ser entendido e ser contido em formas e modelos mais definidos e controláveis. Bem diferente da até então “realidade sólida” compacta mais fácil de ser entendida contida e controlada em seus limites.

Na busca de um novo modelo para tomar o lugar desta realidade do passado, adepta e caracterizada pela “Administração por Silo”, várias vertentes de um novo modelo estão emergindo nos últimos anos e que podemos chamar da “Gestão a serviço do todo”. Uma abordagem significativamente diferente, demandando órgãos de percepção do mundo e das individualidades muito mais apurados, se comparada com o que tínhamos antes.

Assim como nos sólidos os átomos estão próximos e por esta proximidade transformam o todo em algo rígido, forte, previsível e nada flexível, no liquido seus átomos estão mais distante tornando a ligação entre eles mais tênue dando características fluidas e mutáveis, ao todo.

Na administração por Silo todas as funções do negocio ficam contidas em áreas estanques que tem como missão primordial maximizar aquela função, conhece-la em profundidade a ponto de alcançar a excelência. A esta altura já cabe uma pergunta: a maximização das partes nos leva a maximização do todo?

Em uma organização nos tempos atuais temos uma questão, estas áreas, ou Silos se preferirem, têm que se comunicar em vários sentidos, intensa e rapidamente uma vez que estamos passando a atuar em redes. Assim como em um simples sistemas de caixas d’água, a física e a natureza trata de que o nível da agua delas seja igual, se transportamos esta imagem para organização, considerando que este nível representa o potencial da organização em produzir resultados, estaria ele em sua plenitude? Podemos eleva-lo? Ou se o elevarmos uma das caixas transbordará ?

A modernidade liquida sugere uma organização que flui, ágil, em conexão com o todo. Tomemos aqui o nosso corpo como arquétipo, as relações entre nossos órgãos são intensas, continuas e o nível de intensidade que os órgãos trabalham são ajustados à demanda quase instantaneamente, e quando um órgão está em crise os demais, em maior ou menor intensidade saem em socorro (em uma ação colaborativa e não competitiva). O coração envia mais sangue para este órgão, o corpo como um todo reage de maneira articulada e orquestrada produzindo febre para apoiar o órgão em problemas. Não existe a possibilidade do nosso corpo ter febre só nos pés, não é verdade? Mas nas organizações é comum ouvirmos; temos problemas na área de vendas, vamos tratar de resolvê-lo com modificando a estrutura de vendas, demitindo ou contratando, talvez esta seja a “dipirona” que talvez faça passar a febre, mas não endereça a causa. Existe um dito leigo sob ponto de vista da biologia que diz; todos os órgãos que temos dois (ex. rins, pulmão) trabalha próximo da capacidade máxima, entretanto aqueles que são únicos (ex. coração, fígado, pâncreas) trabalham bem abaixo da capacidade máxima, verdade ou não, faz sentido, nosso organismo se preocupa com o todo e aí voltamos a pergunta será que “maximizando as partes maximizamos o todo?

Um dos aspectos significante do sistema da “Gestão a serviço do Todo” é que as métricas genéricas, não mais dominam o painel de gestão. É claro que aquelas ligadas aos aspectos financeiros continuam sendo fundamentais para a condução dos negócios. Entretanto as métricas de maneira geral não estarão mais a serviço das tomadas de decisão de maneira direta. Precisamos de um “set” complementar de indicadores para compreendermos melhor nossa organização e nosso negocio.

Elas deverão cumprir um papel adicional e de natureza bem diferente, o de decodificar as sutilezas que permeiam o negocio nas suas dimensões mais sutis tais como: a Identidade, o proposito, os valores e como e o que na essência faz o empreendimento ser único no papel de oferecer e entregar uma experiência única ao cliente, de conter um conceito “desejado” pelo mercado, de medir nosso conhecimento e nossas competências, tudo isto estará a serviço dos resultados medidos tradicionalmente por: margens, EBITDA, ROI, EVA etc. A tabela abaixo apresenta alguns dos Drivers essenciais dos negócios, nas duas vertentes e dá uma ideia do salto que os modelos mentais terão que dar para fazer frente a esta mudança e enfrentar a “modernidade liquida”.

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Urge entender que este processo de mudança está nos tomando de assalto, às vezes sem que percebamos. Urge que Lideres, Boards e Organizações como um todo se apercebam desta mudança e se preparem. Urge que “afinemos” nossos órgãos de percepção do mundo dos negócios, para sermos capazes de dar as repostas corretas às demandas que estarão chegando e de criar o novo, que nem o próprio mercado conhece ou espera. Esta mudança só será possível a partir da mudança dos modelos mentais dos principais protagonistas envolvidos.

Não seria esta uma agenda de Governança para as empresas se prepararem para este futuro que já se encontra em nossa sala de visita?

Paulo H Ferro
*Mentor, Coach, Mediador Organizacional e Consultor em DO no CEOlab.
paulo.ferro@ceolab.net

Quem está roubando meu tempo?

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Por Paulo Henrique Ferro*

A vida digital nos poupa muito tempo e cada vez mais estamos mais assoberbados. Onde está este tempo?

É interessante resgatar algumas coisas do nosso cotidiano que existiam há bem pouco tempo como: office-boy, mensageiros internos, caneta tinteiro, telex, fax, máquina de escrever, cópia carbonada, mimeógrafo, correio interno, caixa de entrada e caixa de saída, duplicatas, borderôs e mais uma série enorme de atividades ou dispositivos que hoje já não fazem parte das nossas vidas corporativas ou até pessoais.

Praticamente tudo desapareceu como resultado da era digital, ela revolucionou nossas atividades e nossos hábitos no trabalho e até na vida pessoal.

Muitos destes itens, e outros não relacionados, tomavam um tempo enorme do nosso dia e pior em atividades muitas vezes pouco ligadas com a essência dos negócios, dos clientes e das nossas vidas.

Uma constatação no mínimo intrigante é que apesar de fazermos tudo mais rápido e com mais precisão nesta era digital, as pessoas estão mais assoberbadas e carregadas de trabalho do que antes.

A pergunta é: o que fazemos neste tempo que passou a sobrar?

Para você ter uma ideia, relacione que tipo de atividades você fazia antes e não faz mais, e observe para onde migrou o tempo que passou a “sobrar”. Este balanço é interessante para sabermos se o tempo que ficou disponível está sendo usado de maneira a agregar valor ao nosso trabalho ou não.
Ele pode também nos dar pistas do que pode ser abandonado, o que precisa ser agregado ou o que precisa ser ajustado e é claro o que tem que ser mantido.

Independente de um levantamento mais organizado podemos ter uma noção intuitiva de alguns destinos prováveis de para onde foi este nosso tempo.

Algumas possibilidades que pode ter nos levado a esta situação.

  • As Ferramentas que vieram junto com a era digital nos fez mergulhar em uma quantidade muito grande de informações, a análise e processamento dessas informações nos tomam muito tempo e muitas não agregam nada ao meu trabalho gerando ainda mais trabalho.
    Você toma o cuidado de filtrar informações e distinguir o que é relevante e que agrega valor no seu trabalho?
  • Com a redução do tempo de execução de tarefas pode ter se reduzido o contingente humano de maneira desproporcional, superestimando a capacidade dos envolvidos para realizar as tarefas sobrecarregando-os.
    Você tem consciência da carga de trabalho que as pessoas têm para lidar com as tarefas que lhe compete hoje? Ela está compatível?
  • Seduzidos pela facilidade, passamos a navegar freneticamente na periferia das questões, esquecendo-se da essência que as envolve e que deve estar sempre no centro de nossas atenções, fazendo com que percamos tempo como que girando em circulo.
    Em que atividades você se vê envolvido pelo prazer de executá-las mais do que pela necessidade.
  • Substituiu-se a relação pessoal pela comunicação eletrônica, uma conversa telefônica de 5 ou 10’ se transformada em e-mail ou mensagens pode se desdobrar em dezenas de interações por estes meios, tomando tempo para leitura, processamento e resposta.
    Analise seu correio eletrônico pela manhã e veja quantas mensagens poderiam ser evitadas se uma conversação houvesse se estabelecido previamente?

A verdade é que em muitos setores estas facilidades oferecidas pelo mundo digital desconcentrou as pessoas do verdadeiro foco do negócio e do cliente. Roubando aquele tempo que havia sido poupado.

Não se pode negar entretanto que vários aspectos do nosso cotidiano foi melhorado e facilitado, a pergunta é: o balanço é em nosso favor? Ou seja este tempo “roubado” está sendo retornado efetivamente em melhores processos? E principalmente em benefícios do nosso cliente?

Estes pontos pretendem ser, apenas um disparador de reflexões a respeito, muitos outros estão permeados em nossas atividades.

O que você acha? O que mais rouba o seu tempo? E onde eu deveria me preocupar em alocar este tempo que me “sobra hoje?

Paulo Henrique Ferro
*Mentor, Coach, Mediador Organizacional e Consultor em DO no CEOlab.
paulo.ferro@ceolab.net

E se não existissem os Espelhos?

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Por Paulo Henrique Ferro*

Uma hipótese um pouco absurda, mas vamos por um momento imaginar que não existissem os espelhos ou qualquer objeto similar, foto, filme ou superfície espelhada etc.

Qual seria o impacto deste fato em nossas vidas?

Qual parte do seu corpo você sentiria mais falta de “não conhecer” como seria não ter uma noção do todo? Isto porque teríamos acesso a partes fragmentadas do nosso físico e dependendo da distância, com imagem de baixa qualidade. E como seria não ter ideia do seu rosto?

E o que dizer da aparência ou nossa imagem física que o mundo está vendo, como seria saber que todos vêem o que eu não vejo em mim com precisão?

No mínimo uma sensação de incômodo percorre a gente se mergulharmos nessa imaginação, concordam?

Tudo isto até agora está colocado no campo material, físico falamos do corpo da aparência. E se fizermos uma conexão desta situação com a seguinte situação, também hipotética.

Estou sozinho no mundo, não há outro Ser, e em perfeitas condições mentais e de consciência, e eu quero saber quem eu sou? Como eu sou? Como eu reajo? Qual é a minha essência? Como encontraríamos estas respostas?

Suspeito que uma boa parte das pessoas diriam, que uma vez consciente e em perfeitas condições mentais eu as coloco a funcionar e a resgatar e compilar lembranças de coisas que fiz, momentos que vivi e depois de uma boa reflexão eu conseguiria chegar às respostas para as perguntas acima, afinal quem me conhece mais do que eu mesmo? Parece que falta algo, Acho que se olharmos a situação do espelho temos uma pista. Falta um segundo elemento, como o espelho, para nos enxergarmos e termos um melhor conhecimento de como somos.

“As pessoas com as quais nos relacionamos são sempre um espelho refletindo nossas próprias crenças, e simultaneamente nós somos espelhos refletindo as delas. Assim o relacionamento é uma das mais poderosas ferramentas para o desenvolvimento” (Shakti Gawain).

Ainda que pareça carregada de lógica, a ideia acima traz aspectos complexos pois no relacionamento existe o outro, com suas convicções, preconceitos e valores. Como ajustamos isto para que a relação reflita quem eu sou realmente? Ou, será que devemos fazer ajuste?

Se aceitarmos que, apesar dos vieses que o outro tem, a percepção dele é realidade para ele, proponho que a consideremos tal como ela é, sem ajustes, considerações ou reparos por mais que isto possa nos parecer desalinhado com minha percepção, podemos assim, aceitar que o outro é o melhor “espelho” do Ser imaterial que vive dentro de cada um de nós.

No conjunto dos nossos relacionamentos essas percepções formarão um rico mosaico, através do qual podemos ter uma ideia bem precisa de como somos, nossos valores, nossas crenças, nossos desvios, enfim o que pode se transformar em um bom material a ser trabalhado no nosso autodesenvolvimento.

Abre-se aqui um vasto campo de desenvolvimento humano, hoje muito conhecido nas organizações como o Feedback. Entretanto este espelhamento pode se dar de outras formas e situações e estar introduzido em dinâmicas diferentes.

Duas dimensões são importantes a serem consideradas em um processo de feedback:

A primeira, é tratar a Intenção e a Forma.

Uma interação que revela fatos reais e verdadeiros mas feita com raiva ou desprezo causa mágoa.

Por outro lado um feedback oferecido distorcendo fatos e realidade, ainda que bem conduzido leva ao enfraquecimento do outro e à destruição se mal conduzido, agressivo e carregado de julgamentos.

O espaço a ser buscado nesse processo é a apresentação, com genuíno interesse no outro, de algo verdadeiro e observado por fatos e não suposições.

O segundo aspecto tem a ver com a percepção dos elementos envolvidos na relação.

Existem elementos sobre nós mesmos que desconhecemos e os outros também desconhecem, ao nos relacionarmos com outras pessoas este fato determina uma área desconhecida na relação, mas se o outro conhece uma faceta nossa e nós não, estamos como que cegos para algo que alguém vê.

A outra possibilidade ocorre com algo que conhecemos sobre nós, se encontramos alguém que também conhece aquele nosso aspecto, está definido um amplo campo de desenvolvimento, pois se ambos concordam sobre aquela questão uma conversa de ajuda pode colocar me na trilha de superação da questão que pode estar contaminando a relação.

A experiência tem mostrado que se atentarmos para essas duas dimensões e as levarmos em conta, e se lembrarmos alguns cuidados.

Ao dar feedback:

  • Qualquer Feedback é melhor que nenhum.
  • Incluir o lado positivo e o negativo.
  • Aqui e agora são importantes (os efeitos se diluem no tempo).
  • Seja exato preciso e específico.
  • Diga o porque.
  • Torne a informação útil.
  • Descreva comportamento e não julgue comportamento.
  • Esteja atento em como a pessoa recebe a informação.
  • O objetivo é auxiliar quem recebe e não simplesmente apontar.

Ao receber Feedback:

  • Peça o tipo de Feedback que deseja.
  • Esteja aberto e pronto para acolhe-lo, e refletir a respeito.
  • Não se coloque na defensiva e nem justifique (lembre-se do espelho).
  • Peça esclarecimento para o bom entendimento.
  • Se não concordar avalie porque.
  • Não se contente com o genérico, peça detalhes.
  • Evite polemica ou polarizações de posições.
  • Faça uma reflexão do porque a realidade de quem está dando o Feedback é aquela, o que está na essência do descompasso do que você está ouvindo com o que você pensa a respeito.

Se assim procedermos há uma boa chance de sucesso.

Ao adicionarmos a estes cuidados uma preparação antecipada (para dar e receber), um momento e local propício e protegido de interrupções e perturbações, um registro ainda que simples das conversas e repeti-la com alguma frequência, a chance é boa de que seja uma ocasião impar para o autodesenvolvimento de ambos.

Há um grande número de fontes de Feedback, a maioria fora do ambiente corporativo, e são fontes de muita riqueza para o processo.

Tudo isto faz sentido para você?

Proponho que você passe em revista estes cuidados e veja em que você pode melhorar. Tente algumas interações, avalie e ajuste, não é uma camisa de força.

Voltaremos ao assunto em próximos artigos, aguardem.

“We all need people who will give us feedback. That’s how we improve” (Bill Gates).

Paulo Henrique Ferro
*Mentor, Coach, Mediador Organizacional e Consultor em DO no CEOlab.
paulo.ferro@ceolab.net