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Quem está roubando meu tempo?

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Por Paulo Henrique Ferro*

A vida digital nos poupa muito tempo e cada vez mais estamos mais assoberbados. Onde está este tempo?

É interessante resgatar algumas coisas do nosso cotidiano que existiam há bem pouco tempo como: office-boy, mensageiros internos, caneta tinteiro, telex, fax, máquina de escrever, cópia carbonada, mimeógrafo, correio interno, caixa de entrada e caixa de saída, duplicatas, borderôs e mais uma série enorme de atividades ou dispositivos que hoje já não fazem parte das nossas vidas corporativas ou até pessoais.

Praticamente tudo desapareceu como resultado da era digital, ela revolucionou nossas atividades e nossos hábitos no trabalho e até na vida pessoal.

Muitos destes itens, e outros não relacionados, tomavam um tempo enorme do nosso dia e pior em atividades muitas vezes pouco ligadas com a essência dos negócios, dos clientes e das nossas vidas.

Uma constatação no mínimo intrigante é que apesar de fazermos tudo mais rápido e com mais precisão nesta era digital, as pessoas estão mais assoberbadas e carregadas de trabalho do que antes.

A pergunta é: o que fazemos neste tempo que passou a sobrar?

Para você ter uma ideia, relacione que tipo de atividades você fazia antes e não faz mais, e observe para onde migrou o tempo que passou a “sobrar”. Este balanço é interessante para sabermos se o tempo que ficou disponível está sendo usado de maneira a agregar valor ao nosso trabalho ou não.
Ele pode também nos dar pistas do que pode ser abandonado, o que precisa ser agregado ou o que precisa ser ajustado e é claro o que tem que ser mantido.

Independente de um levantamento mais organizado podemos ter uma noção intuitiva de alguns destinos prováveis de para onde foi este nosso tempo.

Algumas possibilidades que pode ter nos levado a esta situação.

  • As Ferramentas que vieram junto com a era digital nos fez mergulhar em uma quantidade muito grande de informações, a análise e processamento dessas informações nos tomam muito tempo e muitas não agregam nada ao meu trabalho gerando ainda mais trabalho.
    Você toma o cuidado de filtrar informações e distinguir o que é relevante e que agrega valor no seu trabalho?
  • Com a redução do tempo de execução de tarefas pode ter se reduzido o contingente humano de maneira desproporcional, superestimando a capacidade dos envolvidos para realizar as tarefas sobrecarregando-os.
    Você tem consciência da carga de trabalho que as pessoas têm para lidar com as tarefas que lhe compete hoje? Ela está compatível?
  • Seduzidos pela facilidade, passamos a navegar freneticamente na periferia das questões, esquecendo-se da essência que as envolve e que deve estar sempre no centro de nossas atenções, fazendo com que percamos tempo como que girando em circulo.
    Em que atividades você se vê envolvido pelo prazer de executá-las mais do que pela necessidade.
  • Substituiu-se a relação pessoal pela comunicação eletrônica, uma conversa telefônica de 5 ou 10’ se transformada em e-mail ou mensagens pode se desdobrar em dezenas de interações por estes meios, tomando tempo para leitura, processamento e resposta.
    Analise seu correio eletrônico pela manhã e veja quantas mensagens poderiam ser evitadas se uma conversação houvesse se estabelecido previamente?

A verdade é que em muitos setores estas facilidades oferecidas pelo mundo digital desconcentrou as pessoas do verdadeiro foco do negócio e do cliente. Roubando aquele tempo que havia sido poupado.

Não se pode negar entretanto que vários aspectos do nosso cotidiano foi melhorado e facilitado, a pergunta é: o balanço é em nosso favor? Ou seja este tempo “roubado” está sendo retornado efetivamente em melhores processos? E principalmente em benefícios do nosso cliente?

Estes pontos pretendem ser, apenas um disparador de reflexões a respeito, muitos outros estão permeados em nossas atividades.

O que você acha? O que mais rouba o seu tempo? E onde eu deveria me preocupar em alocar este tempo que me “sobra hoje?

Paulo Henrique Ferro
*Mentor, Coach, Mediador Organizacional e Consultor em DO no CEOlab.
paulo.ferro@ceolab.net

Os negócios nos tempos do coronavírus

Coronavirus

Por Ricardo Fontes Santana*

Em ‘O Amor nos Tempos do Cólera’, Gabriel García Marquez trata das dificuldades que o amor encontra em resistir à distância e à falta de contato. Com o tempo, ele abranda, esvaece e até parece morrer. Paro por aqui para evitar spoilers, mas caio na tentação de usar um dos melhores livros de todos os tempos como inspiração para o atual momento vivido pela humanidade, com foco nos desafios dos atuais líderes empresariais. Se você ainda não leu o livro, sugiro aproveitar o tempo ocioso forçado longe dos shopping centers, dos campos de futebol e de qualquer outra aglomeração de sua preferência.

Ser líder em uma situação como essa é sem dúvidas um desafio sem precedentes. Não se aprende nas melhores escolas de administração a lidar com os impactos de uma doença que se transforma em pandemia mundial em menos de três meses. Um flagelo que ataca o princípio básico da evolução humana: foi através do contato, da interação e da troca de informações que evoluímos como civilização. Hoje precisamos reaprender e nos adaptar com velocidade a uma nova realidade, onde a distância física não pode ser empecilho aos nossos negócios e à nossa vida em comunidade. Listo abaixo alguns aspectos para reflexão:

  1. O Básico: os líderes empresariais precisam reforçar as determinações governamentais de isolamento e restrição de acesso. Nem sempre é fácil entender o que se espera, e as empresas podem e devem fazer um papel fundamental na disseminação das informações dos deveres e direitos de cada cidadão. Mais ainda, as empresas possuem a obrigação de criar ambientes que possibilitem e que ajudem a proteção dos seus funcionários e de suas comunidades, de acordo com as orientações dos órgãos governamentais. Várias ações entram neste rol como o trabalho remoto, a divisão por turnos, a priorização das atividades e a minimização de exposição de funcionários a transportes públicos.
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  2. Planos de continuidade: é fundamental continuarmos a vida dentro da normalidade possível. Economicamente falando, as empresas precisam se adaptar rapidamente para manter sua produtividade. O impacto de uma economia devastada pode matar muito mais pessoas do que o vírus em si. Logo, é imprescindível resistir e focar no que realmente é necessário. Uma boa estratégia pode ser a criação dos chamados “Comitês de Crise”, ou, buscando uma abordagem mais positiva, as “Taskforces” ou “Força-Tarefas”. Neste momento, é fundamental que cada empresa tenha um time experiente de gestores criando um plano de ação para cada um dos aspectos da continuidade de suas operações, desde a velocidade da internet no trabalho remoto até a identificação de funcionários com necessidades especiais. Mais importante ainda é criar um ambiente colaborativo onde cada funcionário se sinta ouvido e parte da solução. Por incrível que pareça, situações como essa tendem a unir mais as pessoas.
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  3. Empatia: o comportamento dos líderes em momentos de crise nunca é esquecido, seja para o bem ou seja para o mal. É hora de dar exemplo e é fundamental mostrar empatia pelos funcionários, comunidades, clientes, fornecedores e todos os demais interagentes. É preciso ficar atento também ao entorno, às comunidades com quem interagimos. É importante estar disposto a ajudar e a ouvir em um momento em que as regras irão necessitar de exceções. Liderar é estar preparado para se ajustar rapidamente às novas realidades com a coragem necessária para tomar as decisões que precisam ser tomadas.
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  4. Positivismo: não irão faltar problemas e desafios para os próximos dias. É preciso focar nas soluções. É esperado que os líderes se comuniquem de forma rápida, inspiradora e eficaz a cada novo desafio. Não há hoje nenhuma evidência que o vírus sequer chegue perto de ameaçar nossa civilização no longo-prazo. Será uma subida montanha acima no curto/médio-prazo, com impactos maiores para determinados grupos da sociedade, mas esta geração tem totais condições de se superar e ajudar àqueles que mais necessitarão de ajuda. Os líderes precisam focar nos fatos, demonstrar maturidade nas suas decisões e informar aspectos essenciais para o dia-a-dia de seus funcionários. Fontes confiáveis de informação são o único horizonte, fugindo assim das teorias conspiratórias e de conversas sem bases científicas.
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  5. Senso de Civilização: nos últimos dias, a Europa viu alguns sinais de que o ser-humano é acima de tudo humano. Médicos chineses desembarcaram na Itália com seu conhecimento e com inúmeros insumos para combater a doença. Italianos foram às varandas para cantar. Portugueses e espanhóis foram as suas sacadas para reconhecer o trabalho dos profissionais de saúde através de palmas efusivas. Enfim, um contraponto a algumas manifestações isoladas de xenofobia, principalmente com asiáticos. É imperativo que os líderes estejam atentos e que ajam rápido ao sinal de qualquer tipo de retaliação ou preconceito dentro de suas empresas. Uma pessoa infectada requer todo carinho e demonstração de humanidade, mesmo que não seja na forma de um abraço ou um aperto de mão. Há várias maneiras de ajudar. É só pensar um pouco.

O isolamento é fundamental para o curto-prazo. É o mecanismo mais eficaz para conter a velocidade de propagação do vírus. Os líderes precisam encontrar maneiras de reconectar as pessoas apesar da distância, tendo como base os valores e princípios básicos de cada empresa. Por que não dizer também os valores básicos da humanidade e o seu princípio básico da perpetuidade? Uma empresa em que os funcionários estejam conectados por valores comuns, e através de uma liderança construtiva, tende a superar qualquer desafio, mesmo o coronavírus ou até mesmo o cólera.

P.S.: Não esqueçam da vacinação de Sarampo e das medidas básicas de prevenção contra o Mosquito da Dengue!

Ricardo Fontes Santana
*Head of Finance – South32