Por Walter Mendes de Oliveira Filho*
Com a crescente profissionalização dos conselhos de administração e deliberativos, uma questão muito presente em mentorias tem sido como manter uma dinâmica saudável de relacionamento entre a gestão das empresas e seus respectivos conselhos, a fim de melhor organizar e tornar o trabalho mais eficiente. Tenho mais de oito anos de experiência em conselhos – de empresas privadas, estatais e fundos de pensão – o que me levou a perceber alguns caminhos para se chegar a esse ideal.
Uma das ferramentas interessantes e que ajudam no fluxo de trabalho entre conselho e gestão é a elaboração de um planejamento estratégico de médio e longo prazo, entre 3 e 5 anos, além de um plano de negócios de curto prazo, usualmente para um período de 12 meses. Este planejamento estratégico deve incluir objetivos, metas e indicadores (KPIs), para monitorar a implantação dos planos. No papel, pode parecer óbvio e simples, mas colocar isso em prática é complexo.
Se a empresa estrutura esse planejamento de forma adequada, com objetivos estratégicos e metas que, por sua vez, são transformadas em indicadores para medir e auferir tais objetivos, o conselho ganha um direcionamento e deverá se concentrar no que é mais importante. Isto mitiga a tendência do conselho muitas vezes de entrar em assuntos operacionais, no micro management das empresas.
Este planejamento estratégico precisa ser bem elaborado, dentro de uma dinâmica que envolva o máximo possível dos vários níveis de liderança da empresa, pois somente com o convencimento é possível obter um real engajamento das equipes. Após a elaboração, este plano precisa ser levado ao conselho para que seja justificado, debatido, questionado e, eventualmente, modificado. Desta forma, o conselho naturalmente vai se apropriar desses objetivos estratégicos e passar a cobrá-los e priorizá-los.
Outra medida relevante é, a partir disso, estabelecer um orçamento com visão de curto e longo prazo, coerente com os objetivos estratégicos. O ideal é que se obtenha um orçamento base zero realista, seja em termos de despesas quanto de receitas, que proporcione alcançar os objetivos estratégicos e colocar em prática o plano de negócios. Esses temas já são uma grande matéria de discussão para pautar e engajar o conselho.
Criação de comitês facilita o processo
Um segundo aspecto para o bom funcionamento dos conselhos é a criação de comitês por assunto, seja, por exemplo, de auditoria, financeiro, de gestão de pessoas ou de tecnologia, dependendo das necessidades da empresa.
Esses comitês podem ser compostos por membros do conselho e complementados por profissionais experientes em cada área, contratados no mercado. Isto torna mais dinâmico e eficiente o processo decisório, pois os comitês aprofundam os temas e interagem com o restante do conselho, provendo conforto ao colegiado e tornando a discussão e a aprovação das matérias mais ágeis. Esse processo mitiga as manifestações menos técnicas e opiniões desprovidas de conhecimento especializado.
Na minha experiência em conselhos, testemunhei a grande mudança na eficiência das discussões e no tempo das reuniões pela implantação de comitês bem estruturados. Reuniões que demoravam de 10 a 12 horas passaram a ser realizadas em cerca de 6 horas.
Pauta eficiente focada nas prioridades
Por último, estabelecer uma boa pauta para organizar a reunião é uma coisa essencial. A pauta precisa priorizar os assuntos que devem ser levados ao conselho e porquê devem ser elencados.
A função de organização da pauta assim como a moderação na condução das discussões são atribuições do presidente do conselho. Por isso, a indicação de um presidente que reúna condições para exercer adequadamente essas funções é fundamental para a boa dinâmica das reuniões do conselho.
A relação da diretoria com o conselho
A diretoria precisa respeitar o conselho, enxergando, neste colegiado, pessoas que sejam capazes de opinar, fiscalizar e orientar a gestão no que for necessário, focando nos assuntos que efetivamente precisem ser levados para esse órgão de governança. Somente desta forma, a empresa consegue obter as vantagens de constituir um conselho eficiente e produtivo, mas que não pode se tornar apenas um órgão sancionador das decisões da gestão. Do mesmo modo, a diretoria não pode ver no conselho apenas um apoio para aprovar as suas atividades.
O conselho precisa eleger e manter diretores de sua confiança, que contem com seu respeito pelas qualidades profissionais e comportamento ético. Para tanto, é fundamental que ambas as partes tratem os assuntos com transparência, objetividade e seriedade necessários.
A mentoria pode ser uma ferramenta para ajudar neste relacionamento
E como a mentoria pode contribuir para tornar essa relação entre conselho e gestão mais saudável? A mentoria pode ajudar em várias fases, por exemplo:
1 – Quando a empresa tem dúvidas sobre a estruturação do conselho e/ou sobre a dinâmica das reuniões;
3 – Quando um conselheiro tem dúvida de como se relacionar com a diretoria ou quando um membro da diretoria quer melhorar sua relação com o conselho;
4 – Ou quando o controlador resolve profissionalizar a gestão, deixando a vida executiva para se dedicar ao conselho e precisa de um apoio nessa fase de transição.
Neste último caso, particularmente, essa transição é muito difícil. Então, conversar com quem viveu isso ou foi mentor de quem já passou por algo semelhante pode fazer toda a diferença. A mentoria é uma conversa entre pessoas de nível de responsabilidade semelhante, onde o mentor apenas tem mais experiência e vai embasar suas observações em situações vivenciadas.
Se sua empresa está passando por algumas das fases citadas acima, entre em contato com o CEOlab para conhecer o processo de mentoria (feito com um determinado mentor) ou de multimentoria, que envolve mais de um profissional com diferentes experiências para contribuir com esse processo. Entre em contato conosco: https://ceolab.net/#contato
*Walter Mendes de Oliveira Filho é especialista em governança e gestão financeira. É membro de Conselhos Deliberativos e Consultivos, da Amec Brasil – Associação de Investidores no Mercado de Capitais, da Cardinal Investment Advisors e do Grupo Ergo. Foi presidente do fundo de pensão Petros e, desde outubro 2018, atua como presidente da Vivest (ex-Funcesp), quarto maior fundo de pensão do Brasil, sendo o maior patrocinado por empresas privadas, com mais de R$35bi sob gestão e cerca de 400 colaboradores. Foi membro dos conselhos da Petrobras, Itaúsa, Invepar e Santa Helena Indústria de Alimentos S/A.
