por Ronaldo Ramos | 23 de setembro de 2014 | Estratégia, Gestão, Governança, Planejamento
Por Ronaldo Ramos*
Conselheiros consultivos atuam como mentores dos principais gestores e sócios e podem apoiar o processo de transição de um modelo administrativo informal para a governança corporativa, trazendo mais eficiência e transparência na gestão e na prestação de contas. São capazes de promover e facilitar novos caminhos de transmissão de poder entre gerações de uma mesma família, nos quais o executivo principal (muitas vezes o fundador) consegue dosar a velocidade da mudança, respeitando os indivíduos envolvidos. Há diversas formas de recrutamento de um conselheiro consultivo, e é importante que a composição do conselho seja planejada e modelada conforme as habilidades necessárias, o método de trabalho e os objetivos da organização.
Criar um conselho consultivo é aparentemente uma decisão simples, que um líder pode tomar a qualquer momento. Apesar disso, muitos hesitam no processo e, consequentemente, adiam os resultados. As desculpas mais comuns para recuar são o orgulho profissional (o que eles sabem que eu não sei); falta de tempo (não consigo dar conta de tudo); medo da mudança (já que tudo deu certo até hoje); desconhecimento do resultado, da dinâmica de atuação, da composição e de como selecionar as pessoas. Por último, reconhecer que precisa de ajuda e investir capital para receber conselhos estratégicos com confidencialidade.
Às vezes, por conta de uma experiência mal sucedida, um gestor descarta logo a possibilidade de colher os benefícios de um conselho bem estruturado – acha que pode fazer tudo sozinho, mantendo o status quo. Mentores agregam valor às decisões do CEO e dos sócios e, ao contrário do que alguns pensam, suas recomendações não são vinculantes; os gestores continuam livres para tomar a decisão final, mesmo que contrária ao conselho recebido. Esses profissionais ajudam os executivos a investigar territórios desconhecidos com sugestões objetivas. Por isso, são chamados conselheiros consultivos. Suas aptidões são marketing, tendências, proporcionar apresentações, procurar investidores, sondar mercados, ajudar no começo de negócios e oferecer uma “nova visão” para a organização, ou ainda simplesmente apoiar o principal executivo na solidão das decisões de liderança e condução dos negócios.
Os mentores têm, normalmente, uma ampla gama de atuação. O foco de trabalho pode ser específico ou genérico. Pode tanto complementar o conjunto de habilidades necessárias para uma estrutura de gestão existente quanto ajudar a identificar profissionais com competências específicas. Equilibra as expectativas, quando ajuda a comunicar aos colaboradores o que se espera deles. Tem independência para fazer recomendações, cuja aceitação e implementação dependem do gestor. Além, claro, da capacidade de entender o negócio em seus elementos principais e aprofundar-se no conhecimento de forma independente.
As principais categorias, em minha opinião, são:
1. Conselheiro consultivo generalista;
2. Mentor de sócios, que simula o comportamento do cargo sem o vínculo emocional com o negócio;
3. Mentor de executivo, mais voltado para o rigor e a disciplina na execução das transações;
4. Assessor estratégico, voltado para a inovação de produtos, mercados e processos.
Nenhum negócio é pequeno demais para ser beneficiado por um conselheiro consultivo. É uma poderosa ferramenta administrativa para todos os tipos de empresa. A escolha de um mentor tem alta relação custo/benefício para o ganho de experiência e habilidade diante de situações críticas, em áreas que fogem do negócio central da companhia. O conselheiro pode contribuir para inovar os processos e o desempenho empresarial.
Um bom mentor inspira, desafia e direciona CEOs e sócios para que possam experimentar com segurança e responsabilidade a tomada de decisão, assumindo riscos calculados de maneira bem informada. Pode ser considerado um amigo, um catalisador dos pontos fortes, que se envolve nas questões e proporciona a visão externa e, muitas vezes, isenta de emoção ou agenda oculta. É um professor, um assessor, que ajuda a planejar, encontrar alternativas, apoiar, manter a confidencialidade e praticar em laboratório o que depois será aplicado no ambiente externo. Ou seja, um contador de histórias que compartilha conhecimento e sabedoria, por sua experiência, vivência e aprendizado com os próprios erros.
*Fundador do CEOlab e professor associado da FDC
ronaldo.ramos@ceolab.net
por Ronaldo Ramos | 24 de junho de 2014 | Estratégia, Orçamento, Planejamento
Por Ronaldo Ramos*
Para que os sonhos dos dirigentes de uma empresa possam ser concretizados é indispensável a realização de um planejamento orçamentário detalhado e alinhado aos valores centrais dos sócios e da companhia. É preciso considerar os desejos dos acionistas em todas as suas dimensões: retorno financeiro, perpetuação, fonte de renda para familiares, crescimento, sustentabilidade, responsabilidade corporativa, social e ambiental, inovação, mercado e diversificação.
Os sonhos precisam ser traduzidos em fatores críticos de sucesso e indicadores de desempenho, com a identificação de ações de curto, médio e longo prazos. O horizonte de tempo pode variar conforme as características específicas do negócio e dependerá da saúde financeira da empresa e da magnitude de riscos iminentes. Quanto maior a percepção de ameaças, menor o período previsto no planejamento.
O ideal é que estes objetivos, originalmente dos sócios, sejam compartilhados, validados e aceitos pela liderança e pelos demais colaboradores. Assim, é construída uma organização de máximo alinhamento e engajamento, o que facilita intensamente a implantação, em seus diversos níveis, do pensamento estratégico.
Devemos ter sempre em mente que a rodada representa um exercício onde todos pensam, planejam e identificam oportunidades e riscos. Também deve antecipar e definir planos de ação para mitigar incertezas e potencializar oportunidades. O planejamento orçamentário pode ser feito uma vez por ano e abranger diferentes períodos. Como uma versão mais detalhada para o ano seguinte e outra indicativa, que cobre períodos entre 3 e 5 anos, dependendo do negócio.
Alguns gestores e empreendedores deixam de praticar este detalhamento sob a alegação de que a dinâmica e a volatilidade dos mercados reduzem a praticidade e a relevância deste trabalho relativamente longo, custoso e complicado. Melhor estar preparado para um risco imaginário – que não se materializa, mas para o qual foi atribuída uma probabilidade relevante – do que ser pego de surpresa. Sem identificar uma resposta para a crise, acabamos prejudicando os resultados da empresa ou levando-os a situações drásticas, como sucumbir financeiramente.
O processo completo pode durar de 3 a 4 meses e deve estar pronto para a aprovação final antes do início do período ao qual se refere. O planejamento orçamentário envolve todos os tomadores de decisão da empresa, incluindo sócios, conselho (se houver) e direção. As áreas-chave da companhia também precisam estar representadas, já que as lideranças de cada uma serão responsáveis pela definição dos planos de ação.
Uma boa pratica é deixar a coordenação com o diretor financeiro, desde que ele consiga reunir os planos técnicos de cada área e possa identificar oportunidades, riscos e programas de mitigação, bem como questionar as premissas assumidas, traduzindo suas principais observações aos aprovadores finais. Uma formação sólida em finanças e certa dose de conhecimento geral do negócio são atributos essenciais.
A função básica de cada líder no planejamento é identificar o que pode ser feito para atingir planos de produção, vendas, investimentos e rentabilidade definidos pelos sócios, conselho e CEO. Além disso, deve ser verificado o potencial máximo do negócio, recomendar aportes e programas de melhoria de produtividade, com a identificação dos riscos da operação – sejam de natureza comercial, técnica, conjuntural, política, compliance ou qualquer outra com impacto significativo no resultado.
Os modelos produzidos durante o planejamento devem ser capazes de identificar, a partir dos principais indicadores quantitativos de desempenho, o reflexo financeiro destes em cada uma das linhas dos demonstrativos financeiros. Desta forma, um aumento de vendas deve ter o consequente impacto no capital de giro previsto ou mitigado; um aumento de produção, a correspondente alocação de recursos considerada; o lançamento de um novo produto, as fases de “ramp up” e “start up” identificadas.
Os planos de ação podem ir além dos recursos atuais da empresa. Alguns são limitados ou descartados ao longo do caminho de acordo com a conjuntura. Restringir planos, cortar investimento, aumentar endividamento, realizar chamadas de capital, preparar para abertura de capital ou para venda são alternativas que nascem a partir de um exercício de planejamento orçamentário bem feito.
Os impactos tributários e financeiros de um aumento de dívida ou de uma mudança regulatória, as oportunidades de redução de custos e programas de excelência operacional, uma visão geral das sinergias de novas estruturas organizacionais e os benefícios e demandas de um investimento em automação: tudo deve ser incorporado ao modelo. Na medida em que o exercício adquire credibilidade, o planejamento orçamentário se torna um importante instrumento para a tomada de decisão, informada e consciente.
*Fundador do CEOlab
ronaldo.ramos@ceolab.net
por Ronaldo Ramos | 20 de maio de 2014 | Planejamento, Processo, Projeto
Por Ronaldo Ramos*
Ao discutir um projeto ou uma tarefa com superiores e colegas, procure identificar os passos importantes que devem ser tomados antes da aceitação do trabalho e das obrigações relacionadas a ele. Avalie a complexidade da tarefa e os recursos necessários. Há conhecimento técnico adequado? Como será feita a coordenação? Como executar o planejamento? Como gerenciar a expectativa dos seus clientes? Sua visão das etapas, controle e entrega do trabalho precisa ser completamente transparente.
É fundamental identificar se os recursos requeridos estarão realmente disponíveis no prazo, custo e quantidade necessários. Para isso, invista seu tempo em estudar e definir bem o escopo do projeto, assim como identificar riscos potenciais de uma alteração e as possíveis mitigações. Caso alguma regra ou método mude durante a realização da tarefa, como também as expectativas dos clientes, ou os recursos sejam transferidos para outro projeto, a qualidade do produto ou serviço final e a sua imagem ficam comprometidas.
Durante o planejamento e a negociação do prazo de entrega, é preciso prever espaços, recursos e tempo extra para corrigir eventuais desvios. Os clientes devem ser informados constantemente sobre a evolução do trabalho, para não serem “pegos de surpresa” na última hora, e evitar reações emocionais pelo sentimento de “traição”. O feedback e a clareza na gestão do processo favorecem resultado e clima de diálogo adequado às expectativas.
Ter atenção aos detalhes na execução do planejamento é pré-requisito para um projeto de sucesso. Um escopo aceito sem sua avaliação minuciosa pode deixá-lo na linha do trem! Mas a busca pela perfeição também pode atrapalhar o cumprimento dos prazos e orçamentos, além de estressar a equipe. Negocie sempre: a qualidade ideal, a desejada e a possível, com o tempo e as ferramentas oferecidos. Não existe resultado perfeito!
Desenvolva em seu time a capacidade de “fazer certo na primeira vez”, com cuidado e atenção, evitando desperdícios e retrabalho. Cuide bem do “caminho crítico”. Este, sim, não pode escapar do controle nem atrasar.
Se houver conflitos, negocie prioridades. De preferência, de forma explícita e detalhada, por meio de cronogramas e mapas de utilização global dos recursos. Itens como grau de importância, urgência e impacto no resultado não podem faltar. Com um bom diálogo, planejamento transparente e argumentos coerentes, o trabalho estará no caminho certo para o retorno projetado.
*Fundador do CEOlab
ronaldo.ramos@ceolab.net
por Ronaldo Ramos | 1 de abril de 2014 | Planejamento, Processo, Projeto
Quando se prepara uma rodada de planejamento orçamentário é importante definir:
1. sonhos com algum detalhamento da situação futura desejada,
2. planos de ação que possibilitem passos viáveis e que caibam nos recursos e capacidade de endividamento de uma empresa,
3. programas de execução que permitam avaliação constante de progresso e que minimizem alterações de escopo.
Construir tais modelos contando com a ajuda e as sugestões de toda a equipe após comunicar o sonho pode ser um grande começo.
