Quem está roubando meu tempo?

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Por Paulo Henrique Ferro*

A vida digital nos poupa muito tempo e cada vez mais estamos mais assoberbados. Onde está este tempo?

É interessante resgatar algumas coisas do nosso cotidiano que existiam há bem pouco tempo como: office-boy, mensageiros internos, caneta tinteiro, telex, fax, máquina de escrever, cópia carbonada, mimeógrafo, correio interno, caixa de entrada e caixa de saída, duplicatas, borderôs e mais uma série enorme de atividades ou dispositivos que hoje já não fazem parte das nossas vidas corporativas ou até pessoais.

Praticamente tudo desapareceu como resultado da era digital, ela revolucionou nossas atividades e nossos hábitos no trabalho e até na vida pessoal.

Muitos destes itens, e outros não relacionados, tomavam um tempo enorme do nosso dia e pior em atividades muitas vezes pouco ligadas com a essência dos negócios, dos clientes e das nossas vidas.

Uma constatação no mínimo intrigante é que apesar de fazermos tudo mais rápido e com mais precisão nesta era digital, as pessoas estão mais assoberbadas e carregadas de trabalho do que antes.

A pergunta é: o que fazemos neste tempo que passou a sobrar?

Para você ter uma ideia, relacione que tipo de atividades você fazia antes e não faz mais, e observe para onde migrou o tempo que passou a “sobrar”. Este balanço é interessante para sabermos se o tempo que ficou disponível está sendo usado de maneira a agregar valor ao nosso trabalho ou não.
Ele pode também nos dar pistas do que pode ser abandonado, o que precisa ser agregado ou o que precisa ser ajustado e é claro o que tem que ser mantido.

Independente de um levantamento mais organizado podemos ter uma noção intuitiva de alguns destinos prováveis de para onde foi este nosso tempo.

Algumas possibilidades que pode ter nos levado a esta situação.

  • As Ferramentas que vieram junto com a era digital nos fez mergulhar em uma quantidade muito grande de informações, a análise e processamento dessas informações nos tomam muito tempo e muitas não agregam nada ao meu trabalho gerando ainda mais trabalho.
    Você toma o cuidado de filtrar informações e distinguir o que é relevante e que agrega valor no seu trabalho?
  • Com a redução do tempo de execução de tarefas pode ter se reduzido o contingente humano de maneira desproporcional, superestimando a capacidade dos envolvidos para realizar as tarefas sobrecarregando-os.
    Você tem consciência da carga de trabalho que as pessoas têm para lidar com as tarefas que lhe compete hoje? Ela está compatível?
  • Seduzidos pela facilidade, passamos a navegar freneticamente na periferia das questões, esquecendo-se da essência que as envolve e que deve estar sempre no centro de nossas atenções, fazendo com que percamos tempo como que girando em circulo.
    Em que atividades você se vê envolvido pelo prazer de executá-las mais do que pela necessidade.
  • Substituiu-se a relação pessoal pela comunicação eletrônica, uma conversa telefônica de 5 ou 10’ se transformada em e-mail ou mensagens pode se desdobrar em dezenas de interações por estes meios, tomando tempo para leitura, processamento e resposta.
    Analise seu correio eletrônico pela manhã e veja quantas mensagens poderiam ser evitadas se uma conversação houvesse se estabelecido previamente?

A verdade é que em muitos setores estas facilidades oferecidas pelo mundo digital desconcentrou as pessoas do verdadeiro foco do negócio e do cliente. Roubando aquele tempo que havia sido poupado.

Não se pode negar entretanto que vários aspectos do nosso cotidiano foi melhorado e facilitado, a pergunta é: o balanço é em nosso favor? Ou seja este tempo “roubado” está sendo retornado efetivamente em melhores processos? E principalmente em benefícios do nosso cliente?

Estes pontos pretendem ser, apenas um disparador de reflexões a respeito, muitos outros estão permeados em nossas atividades.

O que você acha? O que mais rouba o seu tempo? E onde eu deveria me preocupar em alocar este tempo que me “sobra hoje?

Paulo Henrique Ferro
*Mentor, Coach, Mediador Organizacional e Consultor em DO no CEOlab.
paulo.ferro@ceolab.net

O mundo mudou

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Por Ricardo Fontes Santana*

O economista Nicholas Perna, no final do século passado, cunhou o termo ‘jobless recoveries’ para descrever as recuperações econômicas sem crescimento no nível de emprego. Um conceito intuitivamente muito simples e facilmente identificado nas grandes crises econômicas dos últimos cem anos: mesmo após a retomada do crescimento da economia, em períodos pós-crises, o nível de emprego usualmente cresceu em um ritmo mais lento do que a expansão econômica. Ou seja, empregos perdidos não foram necessariamente recuperados quando a atividade econômica foi resgatada mesmo que em sua totalidade.

A atual crise do Coronavírus tende a ser um dos melhores laboratórios para o conceito de ‘jobless recoveries’. Nunca antes a produtividade foi tão desafiada em escala simultânea, global e de forma tão abrupta. Geralmente, os desafios das crises levam os indivíduos e empresas a se adaptarem a novas formas de trabalho, aumentando assim sua produtividade. Os procedimentos operacionais, por exemplo, focam nos itens essenciais liberando espaço para redução de pessoal. Por outro lado, os negócios são revistos holisticamente com a consolidação de empresas e a busca de sinergias operacionais. Ainda é muito cedo para falarmos em pós-crise do Coronavírus. A sensação é que ainda há muita retração econômica pela frente. Entretanto, o mundo parece ter mudado e é melhor estar preparado:

  1. O consumidor mudou: as macro políticas de distanciamento social estrangularam o conceito de prazer pelo supérfluo. O foco atual é na sobrevivência, em como garantir as compras do supermercado. Além disso, a colaboração, forçada ou não, com políticas governamentais direcionadas a saúde pública e a preservação dos mais frágeis tende a criar consumidores mais conscientes. É provável que se preste mais atenção daqui em diante em questões de sustentabilidade e bem-estar geral. A própria demanda reprimida, usual alavanca de desenvolvimento econômico pós-crise, pode encontrar um contraponto importante nas sequelas originadas pela necessidade repentina de poupar.
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  2. Os Canais de Vendas nunca mais serão os mesmos: talvez seja cedo para afirmar, mas difícil acreditar que a presença nos pontos físicos de venda será a mesma no pós-crise. Muito provavelmente, os negócios que sobreviverem serão aqueles que encontrarem meios para alcançar seu público através das diversas possibilidades que a tecnologia de hoje nos oferece. Melhor posicionados ainda estarão os fornecedores que aproveitarem a combinação de informações para fidelizar ainda mais seus clientes através do estudo e da influência sobre seus hábitos. Os empresários bem sucedidos provavelmente não se darão mais ao luxo de aguardar pacientemente o cliente entrar pela sua porta ou ligar para sua central de vendas.
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  3. As relações de trabalho mudaram bastante: durante a crise, um contingente muito grande de trabalhadores conseguiu exercer normalmente suas atividades trabalhando de forma remota. A redução de custos com tempos de deslocamentos e despesas gerais de escritório pode pesar relevantemente nas futuras decisões de montagens de equipe e definição de estruturas físicas. Nada supera o contato pessoal como ferramenta de engajamento, todavia a crise obrigou as pessoas a encontrarem outras formas de conexão e integração. Áreas de suporte, principalmente, podem e devem se reinventar com esta nova experiência.
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  4. Alguns negócios precisarão se reinventar: não restará alternativa a muitas empresas: a mudança precisará ser radical. Primeiro, é importante ser útil ao consumidor final. No meio da crise, não faltam exemplos de empresários que adaptaram suas linhas de produção para atender as necessidades do momento. Em outros casos, isso é simplesmente impossível. Restrições de deslocamento impedem, por exemplo, que empresas aéreas utilizem suas aeronaves. Nestes casos, há de se encontrar mecanismos de proteção temporária do fluxo de caixa. É preciso tomar decisões ainda que duras, mas sem perder a conexão com os valores básicos da empresa.
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  5. A crise vai chegar em todos os negócios: por mais que os primeiros sinais indiquem poucos efeitos negativos, ou até efeitos positivos, em negócios bem específicos, os impactos em cascata irão inevitavelmente atingir todas as atividades. Manter integridade em momentos turbulentos implica em respeitar e entender as suas consequências para fornecedores, clientes, funcionários, e comunidade em geral. É preciso encontrar iniciativas para contribuir. Conexão e empatia aplicadas no auge da crise podem resultar em grandes diferenciais no momento da retomada no futuro.

O pós-crise nos reserva uma demanda reprimida, mas também empobrecida e provavelmente bastante traumatizada. Adicionalmente, nossa relação com os espaços físicos e os deslocamentos em geral será profundamente modificada. E, de uma forma ou de outra, todos seremos impactados pelas adversidades e seus desdobramentos. Melhor então estarmos preparados e abertos para uma revisão completa e radical de nossos conceitos. Não nos restará outra alternativa que não seja o foco no que realmente é fundamental, com a consciência do privilégio de vivermos em uma época em que a tecnologia nos dá ferramentas para diminuirmos distâncias antes intransponíveis.

Importante também reconhecermos que já fizemos muito até agora. Conseguimos nos adaptar rapidamente a um cenário de filme de ficção científica, nos apoiando uns nos outros mesmo que com algumas importantes cicatrizes. O foco agora é nos mantermos vivos, inquietos e pensantes. Há longos caminhos a serem trilhados e desbravados adiante!

Ricardo Fontes Santana
*Head of Finance – South32

Os negócios nos tempos do coronavírus

Coronavirus

Por Ricardo Fontes Santana*

Em ‘O Amor nos Tempos do Cólera’, Gabriel García Marquez trata das dificuldades que o amor encontra em resistir à distância e à falta de contato. Com o tempo, ele abranda, esvaece e até parece morrer. Paro por aqui para evitar spoilers, mas caio na tentação de usar um dos melhores livros de todos os tempos como inspiração para o atual momento vivido pela humanidade, com foco nos desafios dos atuais líderes empresariais. Se você ainda não leu o livro, sugiro aproveitar o tempo ocioso forçado longe dos shopping centers, dos campos de futebol e de qualquer outra aglomeração de sua preferência.

Ser líder em uma situação como essa é sem dúvidas um desafio sem precedentes. Não se aprende nas melhores escolas de administração a lidar com os impactos de uma doença que se transforma em pandemia mundial em menos de três meses. Um flagelo que ataca o princípio básico da evolução humana: foi através do contato, da interação e da troca de informações que evoluímos como civilização. Hoje precisamos reaprender e nos adaptar com velocidade a uma nova realidade, onde a distância física não pode ser empecilho aos nossos negócios e à nossa vida em comunidade. Listo abaixo alguns aspectos para reflexão:

  1. O Básico: os líderes empresariais precisam reforçar as determinações governamentais de isolamento e restrição de acesso. Nem sempre é fácil entender o que se espera, e as empresas podem e devem fazer um papel fundamental na disseminação das informações dos deveres e direitos de cada cidadão. Mais ainda, as empresas possuem a obrigação de criar ambientes que possibilitem e que ajudem a proteção dos seus funcionários e de suas comunidades, de acordo com as orientações dos órgãos governamentais. Várias ações entram neste rol como o trabalho remoto, a divisão por turnos, a priorização das atividades e a minimização de exposição de funcionários a transportes públicos.
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  2. Planos de continuidade: é fundamental continuarmos a vida dentro da normalidade possível. Economicamente falando, as empresas precisam se adaptar rapidamente para manter sua produtividade. O impacto de uma economia devastada pode matar muito mais pessoas do que o vírus em si. Logo, é imprescindível resistir e focar no que realmente é necessário. Uma boa estratégia pode ser a criação dos chamados “Comitês de Crise”, ou, buscando uma abordagem mais positiva, as “Taskforces” ou “Força-Tarefas”. Neste momento, é fundamental que cada empresa tenha um time experiente de gestores criando um plano de ação para cada um dos aspectos da continuidade de suas operações, desde a velocidade da internet no trabalho remoto até a identificação de funcionários com necessidades especiais. Mais importante ainda é criar um ambiente colaborativo onde cada funcionário se sinta ouvido e parte da solução. Por incrível que pareça, situações como essa tendem a unir mais as pessoas.
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  3. Empatia: o comportamento dos líderes em momentos de crise nunca é esquecido, seja para o bem ou seja para o mal. É hora de dar exemplo e é fundamental mostrar empatia pelos funcionários, comunidades, clientes, fornecedores e todos os demais interagentes. É preciso ficar atento também ao entorno, às comunidades com quem interagimos. É importante estar disposto a ajudar e a ouvir em um momento em que as regras irão necessitar de exceções. Liderar é estar preparado para se ajustar rapidamente às novas realidades com a coragem necessária para tomar as decisões que precisam ser tomadas.
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  4. Positivismo: não irão faltar problemas e desafios para os próximos dias. É preciso focar nas soluções. É esperado que os líderes se comuniquem de forma rápida, inspiradora e eficaz a cada novo desafio. Não há hoje nenhuma evidência que o vírus sequer chegue perto de ameaçar nossa civilização no longo-prazo. Será uma subida montanha acima no curto/médio-prazo, com impactos maiores para determinados grupos da sociedade, mas esta geração tem totais condições de se superar e ajudar àqueles que mais necessitarão de ajuda. Os líderes precisam focar nos fatos, demonstrar maturidade nas suas decisões e informar aspectos essenciais para o dia-a-dia de seus funcionários. Fontes confiáveis de informação são o único horizonte, fugindo assim das teorias conspiratórias e de conversas sem bases científicas.
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  5. Senso de Civilização: nos últimos dias, a Europa viu alguns sinais de que o ser-humano é acima de tudo humano. Médicos chineses desembarcaram na Itália com seu conhecimento e com inúmeros insumos para combater a doença. Italianos foram às varandas para cantar. Portugueses e espanhóis foram as suas sacadas para reconhecer o trabalho dos profissionais de saúde através de palmas efusivas. Enfim, um contraponto a algumas manifestações isoladas de xenofobia, principalmente com asiáticos. É imperativo que os líderes estejam atentos e que ajam rápido ao sinal de qualquer tipo de retaliação ou preconceito dentro de suas empresas. Uma pessoa infectada requer todo carinho e demonstração de humanidade, mesmo que não seja na forma de um abraço ou um aperto de mão. Há várias maneiras de ajudar. É só pensar um pouco.

O isolamento é fundamental para o curto-prazo. É o mecanismo mais eficaz para conter a velocidade de propagação do vírus. Os líderes precisam encontrar maneiras de reconectar as pessoas apesar da distância, tendo como base os valores e princípios básicos de cada empresa. Por que não dizer também os valores básicos da humanidade e o seu princípio básico da perpetuidade? Uma empresa em que os funcionários estejam conectados por valores comuns, e através de uma liderança construtiva, tende a superar qualquer desafio, mesmo o coronavírus ou até mesmo o cólera.

P.S.: Não esqueçam da vacinação de Sarampo e das medidas básicas de prevenção contra o Mosquito da Dengue!

Ricardo Fontes Santana
*Head of Finance – South32

E se não existissem os Espelhos?

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Por Paulo Henrique Ferro*

Uma hipótese um pouco absurda, mas vamos por um momento imaginar que não existissem os espelhos ou qualquer objeto similar, foto, filme ou superfície espelhada etc.

Qual seria o impacto deste fato em nossas vidas?

Qual parte do seu corpo você sentiria mais falta de “não conhecer” como seria não ter uma noção do todo? Isto porque teríamos acesso a partes fragmentadas do nosso físico e dependendo da distância, com imagem de baixa qualidade. E como seria não ter ideia do seu rosto?

E o que dizer da aparência ou nossa imagem física que o mundo está vendo, como seria saber que todos vêem o que eu não vejo em mim com precisão?

No mínimo uma sensação de incômodo percorre a gente se mergulharmos nessa imaginação, concordam?

Tudo isto até agora está colocado no campo material, físico falamos do corpo da aparência. E se fizermos uma conexão desta situação com a seguinte situação, também hipotética.

Estou sozinho no mundo, não há outro Ser, e em perfeitas condições mentais e de consciência, e eu quero saber quem eu sou? Como eu sou? Como eu reajo? Qual é a minha essência? Como encontraríamos estas respostas?

Suspeito que uma boa parte das pessoas diriam, que uma vez consciente e em perfeitas condições mentais eu as coloco a funcionar e a resgatar e compilar lembranças de coisas que fiz, momentos que vivi e depois de uma boa reflexão eu conseguiria chegar às respostas para as perguntas acima, afinal quem me conhece mais do que eu mesmo? Parece que falta algo, Acho que se olharmos a situação do espelho temos uma pista. Falta um segundo elemento, como o espelho, para nos enxergarmos e termos um melhor conhecimento de como somos.

“As pessoas com as quais nos relacionamos são sempre um espelho refletindo nossas próprias crenças, e simultaneamente nós somos espelhos refletindo as delas. Assim o relacionamento é uma das mais poderosas ferramentas para o desenvolvimento” (Shakti Gawain).

Ainda que pareça carregada de lógica, a ideia acima traz aspectos complexos pois no relacionamento existe o outro, com suas convicções, preconceitos e valores. Como ajustamos isto para que a relação reflita quem eu sou realmente? Ou, será que devemos fazer ajuste?

Se aceitarmos que, apesar dos vieses que o outro tem, a percepção dele é realidade para ele, proponho que a consideremos tal como ela é, sem ajustes, considerações ou reparos por mais que isto possa nos parecer desalinhado com minha percepção, podemos assim, aceitar que o outro é o melhor “espelho” do Ser imaterial que vive dentro de cada um de nós.

No conjunto dos nossos relacionamentos essas percepções formarão um rico mosaico, através do qual podemos ter uma ideia bem precisa de como somos, nossos valores, nossas crenças, nossos desvios, enfim o que pode se transformar em um bom material a ser trabalhado no nosso autodesenvolvimento.

Abre-se aqui um vasto campo de desenvolvimento humano, hoje muito conhecido nas organizações como o Feedback. Entretanto este espelhamento pode se dar de outras formas e situações e estar introduzido em dinâmicas diferentes.

Duas dimensões são importantes a serem consideradas em um processo de feedback:

A primeira, é tratar a Intenção e a Forma.

Uma interação que revela fatos reais e verdadeiros mas feita com raiva ou desprezo causa mágoa.

Por outro lado um feedback oferecido distorcendo fatos e realidade, ainda que bem conduzido leva ao enfraquecimento do outro e à destruição se mal conduzido, agressivo e carregado de julgamentos.

O espaço a ser buscado nesse processo é a apresentação, com genuíno interesse no outro, de algo verdadeiro e observado por fatos e não suposições.

O segundo aspecto tem a ver com a percepção dos elementos envolvidos na relação.

Existem elementos sobre nós mesmos que desconhecemos e os outros também desconhecem, ao nos relacionarmos com outras pessoas este fato determina uma área desconhecida na relação, mas se o outro conhece uma faceta nossa e nós não, estamos como que cegos para algo que alguém vê.

A outra possibilidade ocorre com algo que conhecemos sobre nós, se encontramos alguém que também conhece aquele nosso aspecto, está definido um amplo campo de desenvolvimento, pois se ambos concordam sobre aquela questão uma conversa de ajuda pode colocar me na trilha de superação da questão que pode estar contaminando a relação.

A experiência tem mostrado que se atentarmos para essas duas dimensões e as levarmos em conta, e se lembrarmos alguns cuidados.

Ao dar feedback:

  • Qualquer Feedback é melhor que nenhum.
  • Incluir o lado positivo e o negativo.
  • Aqui e agora são importantes (os efeitos se diluem no tempo).
  • Seja exato preciso e específico.
  • Diga o porque.
  • Torne a informação útil.
  • Descreva comportamento e não julgue comportamento.
  • Esteja atento em como a pessoa recebe a informação.
  • O objetivo é auxiliar quem recebe e não simplesmente apontar.

Ao receber Feedback:

  • Peça o tipo de Feedback que deseja.
  • Esteja aberto e pronto para acolhe-lo, e refletir a respeito.
  • Não se coloque na defensiva e nem justifique (lembre-se do espelho).
  • Peça esclarecimento para o bom entendimento.
  • Se não concordar avalie porque.
  • Não se contente com o genérico, peça detalhes.
  • Evite polemica ou polarizações de posições.
  • Faça uma reflexão do porque a realidade de quem está dando o Feedback é aquela, o que está na essência do descompasso do que você está ouvindo com o que você pensa a respeito.

Se assim procedermos há uma boa chance de sucesso.

Ao adicionarmos a estes cuidados uma preparação antecipada (para dar e receber), um momento e local propício e protegido de interrupções e perturbações, um registro ainda que simples das conversas e repeti-la com alguma frequência, a chance é boa de que seja uma ocasião impar para o autodesenvolvimento de ambos.

Há um grande número de fontes de Feedback, a maioria fora do ambiente corporativo, e são fontes de muita riqueza para o processo.

Tudo isto faz sentido para você?

Proponho que você passe em revista estes cuidados e veja em que você pode melhorar. Tente algumas interações, avalie e ajuste, não é uma camisa de força.

Voltaremos ao assunto em próximos artigos, aguardem.

“We all need people who will give us feedback. That’s how we improve” (Bill Gates).

Paulo Henrique Ferro
*Mentor, Coach, Mediador Organizacional e Consultor em DO no CEOlab.
paulo.ferro@ceolab.net