Recentemente, caiu nas minhas mãos um artigo escrito por Joost Minnaar, da Corporate Rebels, uma organização independente da Holanda, que defende a redução da burocracia e da hierarquia na gestão das empresas, de modo a aumentar a produtividade, a eficiência e destravar a inovação.
Nesse artigo de abril de 2019, o autor cita um antigo manual da CIA, produzido em 1944, cujo sigilo só foi levantado em 2018, que tratava de medidas para sabotar corporações. O incrível desse achado é como o documento em boa parte ainda se mostra válido, infelizmente refletindo muitas das práticas que, voluntaria ou involuntariamente, órgãos de governança de empresas ainda os praticam, sabotando a produtividade e a inovação.
Exemplos de comportamentos que sabotam a produtividade
Alguns exemplos das recomendações de comportamentos destinados a sabotagem a seguir (em tradução livre) ilustram essa constatação e mostram-se bem familiares.
- Fale com a maior frequência possível e com discursos longos.
- Traga à baila questões irrelevantes, com a maior frequência possível.
- Negocie persistentemente os termos de comunicações, minutas, resoluções etc.
- Volte a assuntos já decididos.
- Mostre preocupação com a conformidade de qualquer decisão.
- Ordens confusas. Levante infinitas questões ou redija longas mensagens sobre as ordens destinadas à gestão.
- Ao emitir orientações, sempre ressalte os itens não relevantes primeiro.
- Insista em trabalhos perfeitos para produtos relativamente não relevantes.
- Ocupe tempo em reuniões, enquanto há trabalhos críticos a serem feitos.
- Multiplique os procedimentos e checagens ao emitir instruções.
Por que esses comportamentos ainda existem nas empresas
Estou certo de que muitos dos leitores reconhecem alguns desses comportamentos em suas empresas, ou em corporações onde participam de Conselhos. Como pode um documento de mais de 80 anos ainda parecer atual?
O fato é que os comportamentos humanos pouco mudam ao longo do tempo e as empresas são formadas por seres humanos, com suas vaidades, inveja, medos, inseguranças, paixões e agendas particulares. Uma hierarquia muito rígida e uma burocracia excessiva propiciam um ambiente no qual essas fraquezas humanas prevaleçam, sabotando a produtividade, a iniciativa, a inovação e o ambiente corporativo saudável.
Como evitar que a burocracia sabote sua empresa
Daí a importância das lideranças que entendam esse processo pernicioso e atuem no sentido de combatê-lo, através de iniciativas que possibilitem um ambiente mais produtivo. Seguem alguns exemplos dessas iniciativas.
- Desenvolva um processo de discussão e implantação do planejamento estratégico da empresa. Sincronize as metas de desempenho das equipes aos objetivos do planejamento estratégico. Promova o acompanhamento e avaliação periódica dos resultados, de modo que ele não vire um documento inútil, mas um verdadeiro guia para as ações da empresa.
- Organize reuniões dos órgãos de governança com tempo determinado para apresentações e questionamentos. Reuniões servem para tomar decisões e não serem palco de debates. Esses devem ocorrer em comitês técnicos.
Controle a objetividade das apresentações e perguntas durante reuniões. - Não deixe as discussões fugirem das pautas propostas. Priorize os assuntos de maior relevância, levando em conta riscos financeiros ou de reputação.
- Simplifique comunicações, evitando termos muito técnicos, adjetivos e justificativas. A Inteligência Artificial pode ser uma aliada nessa batalha.
- Em qualquer instância da organização, interrompa tentativas de voltar a assuntos já decididos.
- Deixe a análise da Conformidade para a análise da área de Compliance. Os órgãos de governança têm que ouvi-la e não tentar fazer o seu trabalho.
- Dê autonomia à gestão e cobre resultados e não detalhes de processos.
- Achate a hierarquia da gestão, informando as decisões e suas razões com frequência e transparência ao
- máximo de pessoas, buscando envolvimento dos técnicos no planejamento estratégico.
- Oriente continuamente a organização para a simplificação de processos, a automação de tarefas operacionais repetitivas, priorizando o trabalho analítico.
- Desenvolva a cultura de análise de Riscos, não para evitá-los, mas para mitigá-los, disseminando a visão de que a assunção e administração de riscos é inerente ao trabalho corporativo.
- Meça e busque meios de aumentar a produtividade, como instrumento para possibilitar maior qualificação e remuneração da gestão.
O papel da liderança na prevenção da sabotagem
Essas são apenas algumas das medidas que devem ser preocupação constante de Conselhos, Diretorias e da empresa de forma geral, para evitar que comportamentos nocivos, como aqueles citados pelo documento da CIA, sabotem a produtividade e inovação.
Walter Mendes
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